07.04.2014·Steuern

Steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten und Abgrenzung zwischen privat und beruflich

von Dipl.-Kffr., Steuerberaterin Heike Werner, Partnerin in der Kanzlei Hahlen, Nellessen et Jansen, Krefeld, www.hnjp.de 

| Mit der Reform des Reisekostenrechts seit dem 1. Januar haben sich einige Änderungen ergeben. Die aktuelle steuerliche Behandlung wird dargestellt. |

Reisekostenabzug ab 2014

Neu sind die Verpflegungsmehraufwandspauschalen: Unterschieden werden Abzugsbeträge von 12 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 24 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden. Bei beruflichen Abwesenheiten von der ersten Tätigkeitsstätte von bis zu 8 Stunden können keine Mehraufwandspauschalen geltend gemacht werden. Werden zusätzlich Mahlzeiten gestellt (zum Beispiel ein Abendessen als Geschäftsbesprechung), sind die Verpflegungsmehraufwandspauschalen um eine private Haushaltsersparnis zu kürzen, sofern der Vorteil nicht pauschal versteuert werden soll: 20 Prozent der Pauschale für ein Frühstück und 40 Prozent der Pauschale für ein Mittag- oder Abendessen.

 

Beruflich veranlasste Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe zu berücksichtigen. Dies gilt im neuen Reisekostenrecht aber nur für einen Zeitraum von längstens 48 Monaten. Danach gelten nur noch die Grundsätze der doppelten Haushaltsführung. Fahrtkosten für Geschäftsreisen oder Dienstgänge können wie bisher abgesetzt werden, das heißt 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer oder anteilige Kosten gemäß Einzelnachweis. Für Fahrtkosten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gilt jedoch nur 0,30 Euro je Entfernungskilometer und nur einmal täglich (auch bei Mittagsheimfahrten).

Bewirtungskosten – formelle Anforderungen beachten

Während Geschäftsreisen fallen oftmals Bewirtungen in Gaststätten an. Hier ist wichtig, dass ein Bewirtungsnachweis mit maschinell erstellter Rechnung der Gaststätte vorgelegt werden kann. Dabei müssen alle bewirteten Personen inklusive des Gastgebers aufgelistet werden und der betriebliche bzw. geschäftliche Anlass konkret dokumentiert werden. Allgemeine Angaben wie „Geschäftsbesprechung“ reichen nicht. Es sollte so konkret wie möglich benannt werden, zum Beispiel: „Besprechung zum Einsatz und zur Verwendungsmöglichkeit der neuen Implantat-Serie XY“. Wer keinen ordnungsgemäßen Bewirtungsnachweis vorlegen kann, verstößt gegen die Aufzeichnungspflichten, sodass die Ausgaben steuerlich nicht anerkannt werden.

 

Bei allgemeinem betrieblichen Anlass – zum Beispiel eine Jahresbesprechung mit einem Mitarbeiter bei einem Arbeitsessen – sind die Aufwendungen zu 100 Prozent abzugsfähig. Liegt hingegen ein geschäftlicher Anlass vor (wie ein Mittagessen mit einem Lieferanten oder Kunden), dann können diese Ausgaben nur zu 70 Prozent steuerlich berücksichtigt werden.

Fortbildung: Wie beteilige ich das Finanzamt an privater Reise?

Fortbildungskosten werden wie bislang steuerlich in vollem Umfang berücksichtigt. Die Kosten beschränken sich dabei nicht nur auf Seminargebühren, sondern auch die Reisekosten werden hierbei steuerlich in Abzug gebracht.

 

Im Anschluss an eine Fortbildungsreise wird der Hotelaufenthalt oft um einen Tag oder auch um mehr verlängert. Seit der Bundesfinanzhof entschieden hat, dass Aufwendungen für die Hin- und Rückreise bei einer sowohl beruflich als auch privat veranlassten Reise in steuerlich abziehbare und nicht abziehbare Aufwendungen der Lebensführung nach Maßgabe der beruflich und privat veranlassten Zeitanteile der Reise aufgeteilt werden können, wenn die beruflich veranlassten Zeitanteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind, kommen diesen Abgrenzungen besondere Bedeutung zu.

 

Beispiel 1: Bei einer beruflichen Fortbildungsreise in Mailand erfolgt die Flug-Rückreise erst zwei Tage nach Ende der Veranstaltung, weil die Kosten für den Rückflug an diesem Tag wesentlich geringer sein können (Wochenendflüge). Hier gilt: Werden durch die Verlängerung Kosten insgesamt erspart, ist sie nicht privat veranlasst – auch dann nicht, wenn an den Zusatztagen nur private Interessen verfolgt werden. Die Kosten sind also voll abzugsfähig.

 

Beispiel 2:Im Rahmen einer viertägigen Fortbildung wird eine dreitägige Privatreise ergänzt. In diesem Fall sind die allgemeinen Reisekosten für An- und Rückreise sowie Hotelübernachtung zu vier Siebteln betrieblich und zu drei Siebteln privat veranlasst. Zusätzlich werden die speziellen Aufwendungen für die ersten vier Tage in vollem Umfang geltend gemacht (Seminargebühren, Verpflegungsmehraufwandspauschalen oder Bewirtungskosten).

 

Beispiel 3: Eine Fortbildung in Rom findet offensichtlich nur vormittags statt. Die Nachmittage stehen zur freien Verfügung. Weil eine klare Abgrenzung zwischen beruflichen und privaten Anteilen möglich ist, sind anteilig die Kosten für den beruflichen Teil der Reise abzugsfähig. In diesem Fall würden sicherlich 50 Prozent der Reisekosten als steuerlich abzugsfähig anerkannt werden.

 

Beispiel 4: Ein Reiseort wird offensichtlich nach gesundheitlichen Erwägungen ausgewählt. Während der Reise erfolgen auch berufliche Leistungen. Weil keine klare Abgrenzung von beruflichen und privaten Interessen möglich ist, sind die Reisekosten insgesamt nicht als Betriebsausgabe anzuerkennen.

 

Wichtig ist bei Fortbildungsveranstaltungen, dass Teilnahmebescheinigungen ausgestellt werden und diese nicht einen offensichtlich langen Zeitraum für private Interessen offen lassen. Außerdem muss bei gemischten Reisen eine klare Abgrenzung von beruflichen und privaten Anteilen möglich sein, damit der berufliche Kostenanteil überhaupt steuerlich berücksichtigt werden kann. Allgemein gilt: Liegt der private Anteil einer Reise bei mehr als 90 Prozent, dann ist kein steuerlicher Abzug der Reisekosten mehr möglich.