30.10.2018·Forderungsmanagement

Wichtige Informationen zu Implantat-Rechnungen

| Wer kennt das nicht: Ein Patient hat das Zahlungsziel seiner Rechnung überschritten, Leistungen wurden bei der Rechnungslegung nicht erfasst oder es zeigen sich Rechnungsmängel nach der Zustellung, die korrigiert werden müssen. Wie geht man im Praxisalltag mit derartigen Fällen um? PI stellt Ihnen alltägliche Problematiken vor und zeigt Lösungen auf. |

Rechnung nicht bezahlt: Ausrede oder Wahrheit?

Ist das Zahlungsziel einer Rechnung überschritten, wird man in der Regel den säumigen Patienten anrufen oder eine Zahlungserinnerung zustellen. Äußerungen wie „Ich habe keine Rechnung erhalten“ hört man immer wieder. Nur eine zugestellte Rechnung kann Rechtsfolgen wie einen Zahlungsverzug auslösen. Wann ist eine Rechnung dem Patienten aber tatsächlich zugegangen? Eine Rechnung gilt per Post grundsätzlich als zugegangen, wenn diese den Empfänger erreicht hat, das heißt in dessen Empfangsbereich gelangt ist. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung in den Briefkasten eingeworfen wurde und mit der nächsten Entnahme aus dem Briefkasten die Rechnung zugegangen ist. Einen Nachweis dafür gibt es jedoch nicht.

Die reguläre Postzustellung

Werktäglich bearbeitet die Post bundesweit rund 59 Mio. Briefe. Die Betriebsprozesse sind darauf ausgelegt, rund 95 Prozent aller Briefsendungen innerhalb Deutschlands schon einen Werktag nach der Einlieferung beim Empfänger zuzustellen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Sendungen vor Annahmeschluss der Filiale oder der letzten Post-Briefkastenleerung ihr Ziel erreichen. Ist ein Briefkasten nicht vorhanden, gilt die Rechnung als zugestellt, wenn sie durch die Wohnungstür bzw. den Hausschlitz gesteckt wird.

 

Entscheidend für den Zugang ist, dass der Empfänger die Möglichkeit hat, die Rechnung zur Kenntnis zu nehmen. Gleiches gilt, wenn der Empfänger eine Rechnung erst später öffnet. Dies kann beispielsweise nach einem Urlaub, nach einem Krankhausaufenthalt oder nach einer Kur der Fall sein. Bei längerer Abwesenheit muss der Empfänger jemanden beauftragen, sich seiner Post anzunehmen. Ansonsten trägt er die Rechtsfolgen (z. B. Verzugszinsen).

Das Einwurfeinschreiben

Bei Zustellung der Rechnung erhält der Absender bei der Aufgabe eines Einwurfeinschreibens in der Postfiliale einen Einlieferungsschein mit der Sendungsnummer. Mit dieser Nummer lässt sich der Status des Einschreibens verfolgen. Der Briefzusteller wirft das Einwurfeinschreiben beim Empfänger in den Briefkasten und vermerkt Datum und Uhrzeit der Zustellung auf einem separaten Auslieferungsschein, der ebenfalls diese Sendungsnummer aufweist. Anhand der Sendungsnummer (Identcode) kann der Absender bis zu 80 Tage im Internet den Status des Einwurfeinschreibens nachverfolgen.

Die persönliche Zustellung

Alternativ kann die Rechnung unter Zeugen in den Briefkasten gelangen. Die Beweislast liegt in solchen Fällen jedoch beim Absender. Unabhängig davon bleibt immer die Problematik: Es gibt keinen Nachweis, dass sich im Briefumschlag tatsächlich die Rechnung befand, falls dieses bestritten wird.

Wann tritt der Zahlungsverzug ein?

Nach § 286 Abs. 3 BGB gilt, dass der Patient spätestens dann in Verzug gerät, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt. Auf diese spezielle Regelung ist der Patient in der Rechnung gesondert hinzuweisen. Ab dem Zeitpunkt des Verzugseintritts (30 Tage nach Rechnungsstellung) hat der Implantologe zusätzlich einen Anspruch auf Zinsen. Ein rechtlich wichtiger Passus unterhalb der Rechnung kann beispielsweise lauten: „Der Rechnungsbetrag ist mit Zugang der Rechnung fällig. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie auch ohne weitere und gesonderte Mahnung automatisch in Verzug geraten, wenn Sie den Rechnungsbetrag nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlen.“

Ist eine Erinnerung oder Mahnung erforderlich?

Wenn die Rechnung den vorgenannten Passus enthält, dann muss weder eine Erinnerung noch eine Mahnung erfolgen. Allerdings vergisst jeder einmal etwas ‒ von daher ist eine Erinnerung auf telefonischem oder schriftlichem Weg sicherlich eine menschlich gute Variante. Sollte dennoch kein Zahlungseingang erfolgen, gilt es abzuwägen, ob ein Mahnbescheid erlassen oder ein Inkassobüro bzw. ein Rechtsanwalt involviert werden soll.

Eine Bonitätsanfrage stellen?

Um Risiken der Zahlungsunfähigkeit von Zahlungspflichtigen vorzubeugen, kann insbesondere bei Neupatienten mit kostenintensiven Therapien eine Wirtschaftsauskunft sinnvoll sein. Auskunfteien wie z. B. Creditreform, CRIF Bürgel oder infoscore Consumer Data bieten einen derartigen Service an. Besteht eine Kooperation mit einem Abrechnungszentrum ‒ z. B. Dr. Güldener, ZAAG, BFS oder ABZ eG ‒, so kann eine Bonitätsanfrage auch vom Kooperationspartner erfolgen.

 

 

Vergessene Leistungen

Leistungen, die in einer Rechnung versehentlich nicht berechnet wurden, können gesondert innerhalb der geltenden Verjährungsfristen nachberechnet werden. Diese sollte jedoch möglichst im zeitlichen Zusammenhang mit der durchgeführten Behandlung erfolgen. Anderenfalls könnte der Patient einwenden, die Nachberechnung sei verwirkt, weil er nach längerem Zeitablauf davon ausgehen durfte, dass die Leistungen vollständig abgerechnet wurden. Der Zeitpunkt der Rechnungserstellung ist dabei jedoch nicht auf eventuelle Erstattungsmöglichkeiten des Zahlungspflichtigen auszurichten. Die Vorgaben von § 10 GOZ und § 12 GOÄ sind einzuhalten. Zu empfehlen ist, offene Leistungen innerhalb eines Jahres nach Behandlungsabschluss in Rechnung zu stellen.

 

 

Darf eine neue Rechnung ausgefertigt und zugestellt werden?

Nach § 10 Abs. 1 GOZ wird die Vergütung des Zahnarztes fällig, wenn dem Zahlungspflichtigen eine den Vorschriften entsprechende Rechnung erteilt worden ist. Manchmal kommt man jedoch in die missliche Lage, dass eine bereits zugestellte Rechnung Fehler aufweist.

 

Sind die Bestimmungen für eine korrekte Rechnungslegung nach § 10 GOZ und § 12 GOÄ (Absätze 2 bis 4) nicht eingehalten worden, ist die Rechnung nicht fällig. Durch rechtzeitige Zustellung einer korrekten Rechnung kann die fehlerbehaftete aufgehoben werden. Dabei kann jedoch das bereits ausgeübte Ermessen eines Steigerungssatzes nach § 5 Abs. 2 oder § 2 Abs. 1 und 2 GOZ bzw. für Leistungen adäquater Paragrafen der GOÄ nicht nachträglich korrigiert werden. Das gilt sowohl für Steigerungssätze unter- als auch oberhalb der in der fehlerhaften Rechnung erhobenen Gebührensätze.

 

Eine Ausnahme besteht, wenn der Implantologe bei der Ausübung seines Ermessens von falschen Voraussetzungen ausgegangen ist. Das kann der Fall sein, wenn er z. B. eine Leistung in Ansatz gebracht hat, obwohl sie nach den Gebührenvorschriften der GOZ oder GOÄ nicht gesondert abrechenbar war, sondern in einer anderen Leistungsziffer bereits enthalten ist.

 

 

Die privaten Gebührenordnungen sehen keine „Schlussrechnung“ vor, sodass grundsätzlich Korrekturen möglich sind. Aus der neuen Rechnung muss aber hervorgehen, dass es sich um eine Korrektur zur vorausgegangenen Rechnung handelt bzw. dass die erste Rechnung durch die zweite ersetzt wird. Eine Originalrechnung kann nur einmal ausgestellt werden.