19.09.2019·Archivierungspflichten

Müssen auch Abformungen und Bohrschablonen zehn Jahre lang aufbewahrt werden?

| Zählen Abformungen und Bohrschablonen, die im Rahmen einer Implantation verwendet werden, zu Behandlungsunterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen? Mit dieser Frage setzt sich PI auseinander. |

 

Aufbewahrungspflichten und -fristen für Zahnärzte

Jeder Gewerbetreibende und Freiberufler ist verpflichtet, Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Diese sind für die Steuerunterlagen in der Abgabenordnung (AO) geregelt. Für Ärzte und Zahnärzte bestehen weitere Aufbewahrungspflichten, die sich z. B. aus der Berufsordnung oder aus der Strahlenschutzverordnung ergeben.

 

Die Aufbewahrungsfrist bei Patientenunterlagen beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Behandlung beendet wurde, oder nach der letzten Untersuchung. Nach § 630f des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ist der Zahnarzt verpflichtet, in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit der Behandlung eine Patientenakte in Papierform oder elektronisch zu führen. In der Patientenakte muss er sämtliche aus fachlicher Sicht für die derzeitige und künftige Behandlung wesentlichen Maßnahmen und deren Ergebnisse ‒ beispielsweise auch die Verwendung der Bohrschablone und eventuelle Besonderheiten ‒ dokumentieren. Insbesondere zählen dazu die Anamnese, Diagnosen, Untersuchungen, Untersuchungsergebnisse, Befunde, Therapien und ihre Wirkungen, Eingriffe und ihre Wirkungen sowie Einwilligungen und Aufklärungen. Arztbriefe sind in die Patientenakte aufzunehmen und unterliegen auch der Aufbewahrungspflicht nach dem BGB.

 

Zehn Jahre lang müssen z. B. Patientendaten, Behandlungsunterlagen, Aufzeichnungen über zahnärztliche Behandlungen, Röntgenaufnahmen und Aufzeichnungen über Röntgenuntersuchungen aufbewahrt werden, soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen. Diese Verpflichtung ist im § 630f BGB verankert. In Ausnahmefällen kann es zu einer Verjährung von Schadenersatzansprüchen erst nach 30 Jahren kommen (§ 199 Abs. 2 BGB). Insofern kann eine Aufbewahrung von 30 Jahren sinnvoll sein.

 

Was gilt für Abformungen und Bohrschablonen?

Die Aufbewahrung von Abformungen und Bohrschablonen ist weder im § 630 BGB noch in der Musterberufsordnung für Zahnärzte (§ 12 Abs. 1 MBO-Z) vorgesehen und daher gesetzlich nicht gefordert. Es handelt sich dabei nicht um Befund-, Diagnose-, Untersuchungs- und Therapieleistungen. Bohrschablonen können natürlich freiwillig archiviert werden ‒ was insbesondere bei umfangreichen Implantationen und/oder schwierigen Situationen sinnvoll sein kann.

 

Werden Abformungen für Situations- und Planungsmodelle angefertigt, so sind die Modelle ‒ nicht aber die Abformungen ‒ zehn Jahre aufzubewahren. Die Modelle werden diagnostiziert und zählen daher zu den archivierungspflichtigen Behandlungsunterlagen.